オフィス家具を保管したい！ 保管方法やトランクルームの活用法は？
書庫やキャビネット・デスク・チェアなどのオフィス家具は、保管に場所を取ってしまうものです。「使っていたオフィス家具を保管したいけれど、場所がない」と悩んでいる方が多いでしょう。オフィスの中で保管するにも、人目につかず邪魔にならないスペースを確保しなければなりませんよね。そんなときは「トランクルーム」がおすすめです。本記事では、オフィス家具の基礎知識から保管の悩みごと・保管方法・預かりトランクルームの活用について詳しく説明します。
この記事を読むことで、オフィス家具の保管方法やトランクルームの活用などについて詳しく知ることができます。悩んでいる方は要チェックです。
1．オフィス家具について
保管方法について知る前に、オフィス家具の基礎知識を身につけることが大切です。それでは、どんな品があるのか、必要性について説明します。
1-1．どんな品があるか
オフィス家具とは、事務所で使う家具のことです。代表的なものといえば、オフィスデスク・オフィスチェア・書庫・収納ボックス・ロッカー・パーテーション・ホワイトボード・机上ラックなどがあります。ほかにも、ワゴン・スチールラック・金庫・受付カウンター・応接セット・シュレッダーなど多種多様です。品々を見て分かるように、サイズもバラバラで、大きいものから小さいものまであります。
1-2．必要性
来客があった場合、オフィスが汚れていては悪い印象を受けますよね。オフィスをキレイに維持し続けるためには、オフィス家具で整理整頓を行うことが大切です。また、作業スペースや会議室・応接間など、それぞれの場所を区切るための家具や場所ごとに使用するものなど、オフィス内のあらゆるところで大活躍します。オフィスが成り立つためには、必要不可欠な家具といえるでしょう。
2．オフィス家具の保管の悩みごと
オフィス家具の保管が必要なときや保管の悩みごとなどについて説明します。一体、どのような悩みを抱えやすいのでしょうか。
2-1．保管が必要なときとは？
オフィスの引っ越しやレイアウトの変更などで、使わなくなる家具が出てくるでしょう。処分すべきか、それとも保管すべきか悩みがちですが、「いつか使うかもしれない」という気持ちも出てくると思います。また、会社のルールで保管しなければならないこともあるでしょう。そんなときに、処分ではなく保管を選択するケースが多いようです。
さらに、一時的に使わなくなる場合も、ほかの場所で保管しなければならなくなるでしょう。たとえば、イベントで使用するものなど、使用しない期間中の保管場所を決めなければなりません。
2-2．保管の悩みごと
オフィス家具は、会社・企業のものなので個人宅で保管するわけにはいきません。会社・企業が持っている倉庫があれば、そこで保管することもできますが、ない場合は保管場所の選択で悩むことになるでしょう。まずは、保管場所の確保を最優先に決めなければなりません。
また、大型のオフィス家具の場合は、保管できるほどのスペース確保が必要です。解体できるものであれば良いですが、できない場合は搬出できるかどうかもチェックする必要があるでしょう。
さらに、素材が木製であれば、湿気や雨水の影響を受けない場所に保管しなければなりません。保管場所も限られてしまうので、多くの人が悩む問題でもあります。オフィス家具を保管する場合は、使われている素材にも目を向けなければなりませんね。
2-3．そのほか
新しいオフィスに引っ越しをする場合、一時的に保管したいオフィス家具が出てくるでしょう。「オフィスを掃除したいけれど、オフィス家具を置く場所ない」「新しいオフィスにも置けない……」と、いろいろな問題点が出てきますよね。そんなときは、トランクルームの利用がおすすめです。トランクルームは、一時的な保管場所としても活用できます。詳しくは、後ほど【4．オフィス家具の保管～トランクルームの活用について】で説明するので、ぜひチェックしてください。
3．オフィス家具の保管について
オフィス家具のおすすめの保管方法や保管の際の注意点について説明します。
3-1．おすすめの保管方法
基本的に、オフィス家具は室内で使うものなので、室内で保管するのが良いでしょう。たとえば、外に置かれている簡易的な倉庫に保管する方はいますが、雨水が浸入する・害虫の住みかになるなど、トラブルが起きやすくなります。できるだけ、雨水が浸入せずに外部からの影響も受けない室内に保管してください。
また、オフィス家具の中には、折りたたみ式や解体できるものもあるでしょう。できる限りコンパクトにまとめたほうが、収納スペースを無駄に使わずに済みます。解体したものはバラバラになりがちなので、透明のプラスチックケースなどに入れると良いでしょう。現在、さまざまざな収納グッズが発売されているので、それらを上手に活用するのも保管のポイントです。
3-2．保管の際の注意
企業・会社の所有物であるオフィス家具は、保管のルールが決まっている可能性があります。保管する前に、ルールがあるかどうか必ず確認してください。ルールが決まっている場合は、それに従う必要があります。
また、保管する前に、オフィス家具を必ずキレイに掃除してください。ホコリや汚れがついたまま保管すれば、頑固な汚れになって取りのぞけなくなってしまいます。きちんとキレイに掃除してから保管することで、長く使い続けることができますし、節約にもつながるでしょう。
4．オフィス家具の保管～トランクルームの活用について
オフィス家具の保管場所が見つからない場合、トランクルームの利用をおすすめします。適したトランクルームの種類や預けるときのポイント・業者選びのポイント・使用の流れと利用料などについて、詳しくチェックしておきましょう。
4-1．こんなときはトランクルームがおすすめ
「保管場所がなくて困っている」「オフィスに置けない」「倉庫に入らない」などなど、とにかくオフィス家具が収納できないと頭を抱えているときは、トランクルームがおすすめです。
トランクルームは、貸し倉庫のことで、新たな保管場所をつくることができます。収納スペースがなくても、トランクルームの利用で解消できるのです。毎月の使用料はかかりますが、オフィス内に置くよりも整理整頓ができ、管理しやすくなるでしょう。
また、イベントなどの期間中しか使わないオフィス家具がある場合も、トランクルームがおすすめです。中には、短期間(月単位)の利用ができるところもあるため、期間限定の預かりも可能となります。会社で共有しているものを1つの場所で保管しておけば、会社内の人間が自由に出し入れできるでしょう。
4-2．オフィス家具の保管に向いているトランクルームとは
トランクルームには、室内・屋外の2タイプに大きく分かれています。屋外のトランクルームといえば、コンテナが代表的です。コンテナは室内よりも広く、さまざまなものを収納できますが、防犯と設備面にデメリットがあります。雨水が浸入する・空調管理ができないので、オフィス家具が劣化する可能性があるのです。
一方、室内のトランクルームであれば、防犯システムや空調管理が整っている場所が利用できるでしょう。室内なので、雨水が浸入する心配もありません。オフィス家具の保管場所に選ぶ際は、トランクルームの設備・防犯に目を向けてくださいね。
4-3．トランクルームに預けるときのポイント
トランクルームに預けるときのポイントは、主に3つあります。1つ目は、「出し入れしやすい場所か」どうかです。オフィス家具は重たく、大型なものもあるため、自由に出し入れしやすい場所か、オフィスに近い立地かどうかにも注目してください。車やトラックで搬入・搬出できるのかも要チェックです。
2つ目は、「トランクルームの広さ」となります。保管したいオフィス家具の大きさや量をきちんと把握した上で、すべてが保管できるスペースを選択しなければなりません。トランクルームのサイズは幅広いため、複数を比較してみてください。1番大きいオフィス家具のサイズを測り、入る場所かどうかも確認しておきましょう。
そして、3つ目は、「防犯や設備面がきちんと整っているか」どうかです。トランクルームを狙って、価値があるものを盗む事件が起きています。安心して預けるためには、防犯システムがきちんと整っている場所を選ばなければなりませんね。
4-4．業者選びのポイント
トランクルームを運営している業者は、多数存在しています。中には、きちんと機能していないトランクルームの業者もあるので注意が必要です。業者を選ぶ際は、以下のポイントに注目してください。
- 丁寧かつスピーディーな対応か
- 低費用で利用できるか
- 豊富なトランクルームがそろっているか
- トランクルームの数が多いか
- きちんと月額料を提示してくれるか
- 口コミや評判が良いか
不正業者は、対応が悪く、すぐに契約を結ぼうとします。料金について尋ねてみても、きちんと応えてくれないこともあるため、きちんと対応してくれるかチェックしてみてください。インターネットで、口コミや評判を確認するのも良いでしょう。
4-5．トランクルーム使用の流れと利用料について
トランクルームを運営している「アルファトランク」の場合の流れを、以下にピックアップしてみました。
- 電話またはメールで申し込みをする
- 申込書と契約の確認事項を記した書面がメール・FAXで送付される
- 申込書と本人確認書類を一緒に、メールまたはFAXで返送する
- 契約担当者から連絡がきて、清算書をメールまたはFAXで送付される
- 入金確認が取れしだい、カギ・契約書・口座引落依頼書が宅急便で送られる
- 同封されている返信用封筒に契約書1部・講座引落依頼書・本人確認書類(コピー)を入れて返送
料金は、月額の使用料となります。平均の月額料は、5,000円～です。ただし、トランクルームの広さや立地・設備などによって細かな料金が異なります。詳細については、業者に尋ねてみると良いでしょう。
4-6．注意点
業者の中には、事務手数料が追加されるところがあります。事務手数料は契約時に支払うものですが、できるだけ費用を抑えたい方は無料の業者を選んでください。「アルファトランク」では、現在、事務手数料無料キャンペーンを実施中です。ほかのキャンペーンも実施しているので、ぜひチェックしてみてください。
5．オフィス家具の保管に関してよくある質問
オフィス家具の保管に関してよくある質問を5つピックアップしてみました。保管で悩んでいる方や気になっている方は、ぜひチェックしてください。
5-1．オフィス家具を保管する場合、忘れがちなこととは？
引き出しつきの棚などは、中身が入ったまま保管することがあります。もしかしたら、大切な書類が保管されている可能性もあるため、必ず中身を確認してから保管してください。
5-2．トランクルームはすぐに利用できるのか？
空きがあれば、申し込みの翌日からすぐに利用できます。ただし、トランクルームの業者によっては、申し込みからトランクルームの利用まで、ある程度の時間がかかることもあるでしょう。急ぎの場合は、契約前に必ず確認してくださいね。
5-3．保管できないものはあるのか？
動物や異臭・悪臭がするもの、危険物、水分・高温を発するものは、基本的に保管することはできません。そのほか、業者によって保管できないものが決まっている可能性があります。心配な方は、業者に確認しましょう。
5-4．契約時に必要なものとは？
契約時に必要なものは、業者によって異なります。基本的に、本人確認書類(パスポートや運転免許証など)・金融機関取引印や口座番号が分かるものです。また、認印(法人の場合は丸印)・契約時に必要な費用・緊急連絡先を記載した書類なども必要となります。
5-5．実際に、現地の見学はできるのか？
「アルファトランク」の場合、現地見学が可能です。トランクルームの場所によって案内時間が異なるため、詳細は問い合わせで確認してください。
まとめ
いかがでしたか？ 引っ越しや大掃除などで、使わないオフィス家具が出てくるはずです。今後も使う予定のあるものは、別の場所で保管しなければなりません。収納場所に困りがちですが、そんなときはトランクルームを利用してください。新たな保管場所が確保でき、トランクルームの中には、防犯システムや空調管理が整っているところもあります。保管したいオフィス家具の素材や種類などをきちんと把握して、適切なトランクルームを選んでくださいね。基礎知識を身につけておけば、上手にオフィス家具の保管ができるでしょう。
