事務用品をきれいに収納するコツは？コツコツ続けていきましょう！

1．収納に工夫が必要な事務用品は？

まず始めに、事務用品の中でも散らかりやすいものをご紹介します。あなたの机の中も、同じものが散らかっていませんか？

1-1．筆記用具

シャープペンやボールペン、消しゴムといった筆記用具は散らかりやすいものの代表格です。安価ですから、見当たらないと新しいものを補充する人も多いでしょう。「机の引き出しのあちこちに筆記用具が転がっている」という方もいると思います。また、たくさん筆記用具があるように見えてもインクが切れているなどまともに使えないものがほとんどない、という場合も多いでしょう。

1-2．輪ゴムやクリップなど細かい事務用品

輪ゴムやクリップなど、書類を整頓する細かい事務用品も散らかりやすいです。「確かあったはず」と思いながら、机の中を探すことも多いでしょう。高いものではありませんが、使うたびに買いなおしていると費用もばかになりません。

1-3．クリアファイル入りの書類

クリアファイルは、書類を保管するのに便利な道具です。しかし、「何の書類が入っているのかわからないクリアファイルが、机の中にどっさりある」という方も少なくないでしょう。また、「クリアファイルに挟んだ書類がたくさんありすぎて、必要な書類が見つかりにくい」ということも珍しくないはずです。

1-4．バインダー入りの書類

こちらは、共有スペースを散らかしがちな事務用品です。オフィスの中には、これが整理棚にぎっしりと並んでいて他のものが入らないところも多いと思います。また、古い書類の始末に頭を悩ませているケースもあるでしょう。

2．机の中を上手に整理するコツは？

では、この項から事務用品をきれいに整理するコツをご紹介していきましょう。まずは個人の机をきれいにする方法です。

2-1．こまごまとしたものは仕切りを利用して収納する

オフィスの机には、引き出しがついています。こまごまとしたものを上手に収納するには、机の中に仕切りを作りましょう。100円ショップで売っている収納ケースを利用してもよいですね。お菓子などの空き箱や空き缶も利用できます。

そして、小さなオフィス用品は机の右上段の引き出しにしまうのがお勧め。ここは一番小さく浅い引き出しですし、仕事をしている時もものを取り出しやすい場所です。筆記用具はよく使う職場なら、ペン立てを利用するのもよいでしょう。

また、使い終わったら必ず所定の場所に用具を戻す習慣をつけてください。そうすれば、机のあちこちに事務用品が散らばることもありません。

2-2．クリアファイルにはネームシールをつけよう

書類を保管するクリアファイルは、どのような書類が入っているのかネームシールをつけて区別しましょう。「作成中の書類」「確認中の書類」「提出済みの書類」などと書いたものを貼っておけば、どこに何が入っているか一目でわかります。

また、作成中の書類は机の天板下にある一番大きな引き出しに入れ、確認中や提出済みの書類は2番目～3番目の引き出しに入れておくとよりわかりやすいでしょう。さらに、必要がなくなった書類は順次処分していくと机の中が散らかりません。

2-3．机の一番下の引き出しは資料や重要な書類を入れておく

机の一番下の引き出しは、最も深さがあります。そこには仕事の資料や残しておきたい重要な書類を縦に収納しましょう。書類ボックスを使うと便利です。よく使う資料や書類は手前に、あまり使わないものは奥に入れておきましょう。

また、ファイルを使って収納する場合は背表紙に綴（と）じてある内容を書いておくと便利です。

2-4．机の整理は1日に引き出し1つずつ行っていく

机の整理は、仕事中に行えません。ですから、朝の就業前の時間や昼休み中に引き出しを1つずつ整理していきましょう。引き出し1つ程度なら、15分もあれば整理できます。

また、整理中は大きな紙袋を1つ用意して、そこに処分を保留中のものを入れておきましょう。そうすれば、机の上も散らかりません。

3．共有スペースをきれいにするには？

では次に、共有スペースをきれいにする方法をご紹介していきます。まずはここから始めましょう。

3-1．共有スペースを散らかしている原因を突き止める

まずは、共有スペースが片付かない原因を突き止めましょう。古い書類が整理棚を占領しているかもしれませんし、従業員の私物のせいかもしれません。オフィスを散らかしているものの正体がわかれば、片付け方もわかります。

3-2．古い書類や資料がたくさんある場合

古い書類や資料がたくさんある場合は、「何年以上前のものは処分する」とルールを決めて処分しましょう。どうしても処分したくない書類がある場合は、スキャンして電子化しておくと何千枚分もの書類がCD-ROM1枚に収まります。

また、書類を処分する際は個人情報の取り扱いに注意しましょう。古くても、悪用される危険があります。シュレッダーにかけて細かくするか、業者に依頼すると安心です。

3-3．個人の私物の場合

個人の私物の場合は、個人に片付けてもらわなければいけません。それと同時に、私物を置けるスペースをしっかり決めましょう。決められた場所以外に置いた私物は、警告した上で処分するくらいの決まりを作ってください。「なあなあ」で済ますと、オフィスをきれいにしてもすぐにまた散らかってしまうでしょう。

3-4．オフィス家具が使いにくい場合には、買い替えを検討する

古いオフィス家具は、現代のオフィス用品と規格が合っていないことがあります。オフィス家具の使い勝手が悪い場合は、買い替えを検討しましょう。今は中古でも状態によいものが手に入ります。

4．事務用品の整理整頓は経費削減につながる？

「オフィスを整理整頓すると仕事の効率が上がる」とよく言われますが、事務用品を整理整頓すると経費削減にもつながります。事務用品は安価ですが、会社で一括購入している場合はそれなりの金額がかかるでしょう。事務用品は消耗品が多いとはいえ、頻繁に請求されては購入費用もかかります。事務用品を最後まで使い切ることを徹底した結果、事務用品の購入費が半額近くになったという企業もあるのです。事務用品を整理整頓すれば、使い切ることも難しくないでしょう。

おわりに

今回は事務用品の収納術をご紹介しました。

まとめると

• 細かい事務用品は、仕切りを使って収納する
• 使ったものを元に戻す習慣を徹底する
• 定期的に書類を処分する習慣もつける
• 書類を保管する期限を決め、残しておきたい書類は電子化する
• 私物の置き場所を決める

ということです。

仕事をしながら整理整頓することは、なかなか難しいかもしれません。しかし、1日10分～15分なら時間も作れるでしょう。引き出しを1つ1つ片付けていけば、いつかは机全部が片付きます。コツコツと続けていきましょう。共有部分は大掃除のときに一気に整理すると片付けやすいですよ。