机の引き出しを整理する方法は？ 詳しいやり方やメリットを解説！

1．机の引き出しを整理するメリット

机の引き出しを整理すると、ほしいものがすぐに取り出せます。探す時間を可能な限り短縮できれば、仕事へのモチベーションが下がりません。また、効率も上がります。また、整理整頓を普段の習慣にしていれば、仕事の効率化も苦もなくできるようになるかもしれません。さらに、職場全員の机の引き出しが整理できれば、職場全体もすっきりと整理できることでしょう。

2．机の引き出しを整理する方法とコツ

では、どうやって机の引き出しを整理すればいいのでしょうか？ この項ではそのコツを紹介します。

2-1．不要なものを処分するところから始める

散らかった引き出しは、ものが管理できないほど入っているケースがほとんどです。整理整頓の第一歩は不用品を捨てるところから始めましょう。文房具はもちろんのこと、古い書類も本当に必要かどうか確かめてください。資料として取っておきたい場合は、別の場所に移すか電子化などしておきましょう。

2-2．ものの置き場所を決める

机の引き出しは大きさが異なります。一番深い引き出しは書類、浅くて小さい引き出しは文房具類などものの置き場所を決め、そこ以外におかないようにしましょう。そうすれば、キレイな状態をキープできます。

2-3．進行中の仕事専用の引き出しを作る

現在進行中の仕事は、どうしてもいろいろな道具を使って行うことがあります。道具をいちいち分けてしまっていては、効率が落ちるでしょう。そこで、現在進行中の仕事を入れる引き出しを1つ作り、そこに一段落した仕事をそのまま入れておきます。そうすれば、すぐに仕事を再開できるはずです。

2-4．机の上に一時置き場を作る

机の上に、トレイなどをおいておき、一日使う道具はそこに入れておきましょう。たとえば、文具などはまとめておいておけば、片付けるときもトレイの中だけ片付ければいいのです。机の上も散らかることがないでしょう。

2-5．書類は色分けしてしまう

書類を整理するファイルやルーズリーフなどは、いろいろな色が出ています。種類別に色分けしてしまえば、書類が見えなくてもどこに何が入っているか分かるでしょう。

3．クリアファイルや仕切りを使おう

机の引き出し整理に最も役に立つのはクリアファイルや引き出しを細かく仕切れる仕切りです。100円ショップでは、小物入れがたくさん売っているので、机にぴったりのものを買ってもいいでしょう。また、プラスチックの板などで細かく仕切ってもいいですね。クリアファイルは安価なので、まとめて買って書類を細かく分類するのに使うのもいいでしょう。クリアファイルはまとめて書類ボックスに入れておくこともできます。

4．使ったら元に戻すことを徹底する

机の引き出しを整理したら、使ったら元に戻すことを徹底しましょう。そうすれば、ものが行方不明になることも机がいつの間にか散らかることもありません。また、机の引き出しは定期的に整理しましょう。特に、書類はいつの間にか増えてしまいます。机の引き出しに入れておく書類の期限を決めておくことが大切です。

5．机の引き出しの整理に関するよくある質問

この項では、机の引き出しの整理に関する質問を紹介しましょう。

Q．当分使わない書類を電子化したいのですが、データ紛失対策は何がありますか？
A．バックアップを2重に取っておきましょう。1GのUSBがあれば書類は千枚以上保管ができるはずです。職場全体でバックアップ用のUSBを1つ作っていてもいいでしょう。

Q．文房具は一番上の引き出しが入れやすいと思いますが、そこ以外に入れても大丈夫ですか？
A．使いにくくなければ大丈夫でしょう。

Q．机の上にインテリアを飾りたいんですが、どうすればいいですか？
A．飾るなら1つだけにしましょう。いくつもおけば管理が大変です。

Q．書類の要・不要があいまいで困ります。
A．3年以上全く見ることもなかった書類は、これからも使う機会はないと思っていいでしょう。判断基準があいまいなら、3年を区切りにしてください。

Q．机の整理をやる時間がありません。
A．就業10分前、昼休みの10分間など隙間時間を使って行いましょう。

まとめ

今回は、机の引き出しを整理するメリットや方法を紹介しました。まずは不要のものを捨ててから、住所を決めて収納していきましょう。そうすれば、ものも減らせて管理も楽になります。