書類整理のアイデアを紹介！ トランクルームに保管するメリット

1．書類の整理が重要な理由

まずは、書類の整理が重要な理由をチェックしましょう。

1-1．どんどん増えていく

書類整理が大変なのは、次から次へと増えていくものだからです。仕事で使用する資料や見積書・契約書など、書類にもさまざまな種類があります。仕事に関わる人なら誰しも書類の整理に頭を悩ませるはずです。処分しても次から次へと増えていくのが書類なので、定期的に整理する必要があります。すでに必要なくなった書類をそのまま放置していると、今必要な書類と混ざり合ってしまうので注意が必要です。

1-2．大事な書類を失くしてしまうことも

書類整理を怠っていると、大事な書類を失くしてしまう恐れがあります。どこに何の書類があるのか分からなくなり、重要書類が紛失してしまうのです。特に、顧客リストや仕事で使用する重要書類を失くしてしまうと、信用問題につながるので注意しましょう。特に、紛失してはいけない大事な書類は、しっかりと管理された場所で保管すべきです。

1-3．仕分けに時間がかかる

書類を種類ごとに分類したり、仕分けたりするのに時間と手間がかかるのも、書類整理が大変な理由の1つです。特に、これまで書類整理や管理を怠っている状況ほど、書類整理に時間と手間がかかります。日常業務をこなしながら、書類整理もするのはとても大変な作業といえるでしょう。また、今必要な書類と不要な書類の仕分けをしっかりと行う必要があります。しっかりと管理しておかないと、必要な書類を探すのに時間がかかるでしょう。

1-4．置き場所が足りなくなる

前述したように、書類はどんどん増えるものなので、いつの間にか書類を保管するスペースが足りなくなる恐れがあります。最近は、テレワークが増えてきていることもあり、自宅に仕事で使用する書類を保管する方が増えているでしょう。また、子ども関連の書類なども成長とともにどんどん増えていきます。書類を管理するスペースがなくなると、整理も難しくなるものです。

1-5．作業効率が下がる

書類整理を行わないと、作業効率が下がります。必要な書類がすぐに取り出せなかったり、どこにどのような書類が保管されているのか分からなくなったりするからです。特に、オフィスで管理する書類は、常に整理整頓し、キレイに分類しておく必要があります。必要なときに必要な書類をすぐに取り出せるようにしておけば、作業効率だけでなく、生産性もアップするでしょう。

1-6．セキュリティー面の不安も

書類の整理や管理を怠った状態では、セキュリティー面の不安要素が大きく残ることになります。前述したように、大事な書類が紛失しやすくなるのはもちろんのこと、盗難や持ち出しに気づかなくなる可能性も出てくるのです。その結果、大切な情報が外部へ流出してしまい、重大な結果を引き起こすことになります。セキュリティー面を強化するのも、書類整理で押さえておきたいポイントの1つです。

2．書類整理のアイデア集

ここでは、書類整理のアイデア集をいくつか紹介します。

2-1．カテゴリー別に分類する

では、どのような方法で書類を整理すればいいのでしょうか。基本は、カテゴリー別に分類することです。たとえば、書類のジャンルで分類する場合、暮らし関連・取扱説明書・契約書・役所関連・子ども関連などに仕分けましょう。そこからさらに、役所関連の書類なら医療費領収書・年末調整用・マイナンバーカード・ふるさと納税など細かく分類するのがポイントです。カテゴリー別に分類することで、どこにどの書類があるのか把握しやすくなります。

2-2．見る頻度で分類する

カテゴリー別だけでなく、見る頻度で書類を分類するのも大切なポイントです。よく見る書類・たまに見る書類・必要だけどほとんど見ない書類の3つに分類してください。よく見る書類に分類したものは確認しやすいリビングや自室で管理したり、必要だけどほとんど見ない書類は倉庫や屋根裏部屋に保管したりできます。見る頻度によって保管場所を分けておけば、必要なときに取り出し、確認しやすくなるでしょう。

2-3．廃棄サイクルを決める

前述したように、書類はどんどん増えていくものなので、廃棄サイクルもしっかりと決めておきましょう。たとえば、保管年限を定めて、その年限から1年以上経過している不要な書類は処分するなどです。オフィスで管理している書類は、会社によって保存年限が決められています。まったく見ていない書類・使用頻度が低い書類は定期的に見直し、廃棄作業を行ったほうがいいでしょう。「いつか使うから」と不要な書類を保管しておくと、整理整頓がしにくくなるので不要書類の廃棄選定は思いきりが重要です。

2-4．収納グッズを活用する

書類整理を行う際は、ファイルやフォルダーなどの収納グッズを活用するのもアイデアの1つです。100円均一ショップや文具店などには、さまざまな種類の収納グッズが販売されています。どの収納グッズを使えばいいのか分からずに悩んでいる方は、以下のグッズがおすすめです。

• 2穴ファイル
• 個別フォルダー・クリアホルダー
• ファイルボックス

上記の3点は、書類整理や保管に役立ちます。2穴ファイルはとじた順番で書類を重ねることができるため、長期保存や時系列で整理したいときにおすすめです。個別フォルダーとクリアホルダーは楽に収納ができ、不要な書類が処分しやすいメリットがあります。また、ファイルボックスは書類を立てて保管する際に便利です。カテゴリー別に分けた書類を、ボックスごとにまとめることができます。ぜひこれらの収納グッズを役立ててください。

2-5．管理しやすいレイアウト作り

書類整理は、どこにどの書類があるか一目で把握できるように、管理しやすいレイアウト作りも大切なポイントです。たとえば、ファイルボックスにまとめた書類をキャビネットに収納する場合、見出しをキャビネットに表示するといいでしょう。「取扱説明書」「学校関連」「仕事用資料」などシールで見出しを表示しておけば、どこに何があるのかすぐに分かります。書類が管理しやすいレイアウトは、作業効率の向上も期待できるでしょう。

2-6．一時保管場所を作る

書類整理のポイントは不要な書類をため込まず、すぐに処分するクセを作ることです。特に、郵便物はため込んでしまいやすい傾向があるため、一時保管場所としてトレーを活用しましょう。浅めのトレーを用意し、そこに郵便物を入れておくと時間が空いたときにまとめてチェックできます。ただし、深めのトレーを使用するとため込みすぎる傾向があるため、浅めのトレーを一時保管場所として活用するのがポイントです。

3．トランクルームの活用方法

ここでは、トランクルームの活用方法を解説します。

3-1．レンタルスペースを使用する

自宅やオフィスに書類を保管する場所がない場合、トランクルームを利用する方法がおすすめです。トランクルームとは、自宅収納の延長として使用できるレンタルスペースとなります。一定の空間を月額料金でレンタルでき、第2のクローゼットとして活用している方もいれば、法人契約として在庫やオフィス用品などを保管している企業も増えているのです。さまざまな用途で使用できるのも、トランクルームのメリットといえます。

3-2．書類保管なら屋内型トランクルームがおすすめ

トランクルームの主な種類は、屋内型と屋外型の2種類です。書類を保管する場合は、屋内型トランクルームをおすすめします。屋内型は屋外型とは違い、空調設備や防犯設備が整っているので安心です。屋外型は空き地などに設置されているコンテナで収納することになるため、外気の影響を受けやすく、書類がダメになる可能性があります。また、屋外型はセキュリティー面に不安があるので、書類を保管する際は屋内型トランクルームを洗濯してください。

3-3．立地や設備の有無などを確認する

書類をトランクルームで保管する場合、立地や設備の有無をしっかりと確認することが大切です。たとえば、オフィスの書類をトランクルームで管理する際は、オフィスの近くにあるトランクルームを選択したほうが整理整頓しやすくなります。自宅で使用する書類は、自宅近くのトランクルームを選んだほうがいいでしょう。また、トランクルーム業者によって設備が異なります。どのような設備があるのか、しっかりと設備が整っているのかを必ず確認してください。

3-4．トランクルーム業者選びのポイント

安心して書類を保管するためには、トランクルーム業者の選び方にも注意が必要です。トランクルーム業者の中には、相場よりも高額な月額料金が設定されていたり、しっかりと設備が整っていなかったりするところがあります。管理が不十分なトランクルームに保管すると、トラブルになる可能性があるので注意が必要です。なお、トランクルーム業者を選ぶ際は、以下のポイントに注目してください。

• トランクルームの種類が充実しているか
• 空調設備や防犯設備が整っているか
• スタッフの対応が丁寧でスピーディーか
• 見積書や料金設定が明確になっているか
• 車・公共交通機関におけるアクセスがいいか
• 口コミや評判がいいか

3-5．トランクルームならアルファトランクへ

どのトランクルーム業者を利用すべきか分からずに悩んでいる方は、ぜひアルファトランクをご利用ください。アルファトランクは、東京・神奈川・埼玉に62箇所のトランクルームを運営しています。どのトランクルームも車や電車など交通機関を利用してのアクセスがよく、いつでも手軽に利用可能です。早ければ翌日から使用でき、短期間での利用もできます。トランクルームの利用を検討している方は、ぜひお問い合わせください。

4．書類整理に関してよくある質問

書類整理に関する質問を5つピックアップしてみました。

Q．書類を捨てる基準は？
A．まずは、今使うか、使わないかを基準に書類を処分してください。重要度が低く、今必要ない書類は処分すると整理整頓しやすくなります。また、キャビネットが8割程度埋まったり、半年以上見ていなかったりする書類は処分するなど、自分で基準を決めておくといいでしょう。

Q．オフィスで書類を整理するコツは？
A．さまざまな種類の書類が保管されているオフィスの場合、より細かいカテゴリーに分類することが大切です。重要度や優先順位が高い書類・一時的に必要な書類・社内で共有すべき書類に分類した上でキャビネットなどに保管してください。そして、処分可能な書類は定期的にまとめて処分することにしましょう。

Q．書類を処分する際の注意点は？
A．重要書類をそのまま処分すると、その情報が外部へ流出する恐れがあるので注意が必要です。情報流出を防ぐためにも、書類を処分する際はシュレッダーにかけて細かくするか、専門業者に融解処理を依頼するといいでしょう。

Q．トランクルームの利用料金はいくらかかるのか？
A．スペースの広さや立地・設備の有無などによって異なりますが、月額3,000～8,000円が相場です。屋内型トランクルームの場合、設備がよく、立地がいい場所ほど使用料金が高額になります。月額料金だけでなく、初期費用がかかる可能性もあるので注意してください。

Q．トランクルームを利用する際の注意点は？
A．ホームページに記載されている情報と、実際の状況が異なるケースがあります。契約後のトラブルを避けるためにも、できれば自分の目でトランクルームを確認してください。

まとめ

書類整理はカテゴリー別や使用頻度ごとに分類するのがポイントです。また、書類は次から次へと増えていくものなので、定期的に見直し、不要な書類は処分しましょう。そのほか、ファイルボックスや個別フォルダーなど収納グッズを活用するのも書類整理のポイントです。なお、自宅やオフィスに書類を保管する場所がない場合は、トランクルームを活用してみてはいかがでしょうか。アルファトランクでは都内を中心に、空調設備や防犯設備が整っているトランクルームも多数用意しております。ぜひ一度ホームページをチェックしてください。