オフィス什器の保管方法は？ トランクルームを活用する方法とポイント
資産物品となるオフィス什器（じゅうき）は、大きめのものが多いので保管に困りがちです。どこに収納すべきか、その問題をトランクルームが解消してくれます。
しかし、「どのトランクルームを利用すればいいのか」「料金はいくらかかるのか」など、トランクルームの利用方法で頭を抱えている方は多いでしょう。また、大切なオフィス什器を適切に保管できるのか、不安を感じるはずです。
そこで、本記事では、オフィス什器をトランクルームで保管する方法とポイントを解説します。
この記事を読むことで、オフィス什器保管の必要性と利点、トランクルームの利用手順なども分かります。気になっている方はぜひ参考にしてください。
1．オフィス什器保管の必要性と利点
最初に、オフィス什器保管の必要性と、トランクルームの利点をチェックしましょう。
会社にとって大切な資産物品
デスク・チェア・キャビネットなどのオフィス什器は、会社にとって大切な資産物品です。長時間使用されることが多く、会社の財務上において価値を持つものとされています。そのため、会計において、オフィス什器は固定資産として計上されるのが基本です。会社の資産となる物品だからこそ、保管の際は大切に扱う必要があります。いい加減な保管方法だとオフィス什器が使えなくなり、資産を失うことになるので注意しましょう。
オフィススペースが有効活用できる
使用しないオフィス什器は、そのままオフィスに放置するわけにはいきません。不適切な環境の中で管理してしまうと、次回使えなくなってしまう可能性があるので注意が必要です。オフィスに什器を収納するスペースがない場合は、トランクルームを活用しましょう。トランクルームは屋内型と屋外型の2種類がありますが、室内環境が整っている屋内型なら安心して保管できます。トランクルームを利用することで、オフィススペースも有効活用できるでしょう。
必要時にすぐ出し入れできる
トランクルームの中には、24時間出し入れ可能なところがあります。24時間出し入れできるトランクルームを利用すれば、必要時にすぐ出し入れできるので便利です。オフィス什器が突然必要になったとしても、すぐに取り出せる環境であれば困ることはありません。また、駐車場が併設されているトランクルームであれば、大きめのオフィス什器でも車で楽に運搬できます。
2．アルファトランクのサービス
ここでは、アルファトランクのサービスを紹介します。
多種多様なサイズが利用できる
アルファトランクは、東京・神奈川・埼玉に63のトランクルームを運営しています。家庭用アイテムやオフィス什器はもちろんのこと、一時保管場所としても利用可能です。どのトランクルームも多種多様なサイズがそろっているため、預けたい荷物の量に合わせて選択できます。ロッカーサイズから4帖程度のトランクルームまでさまざまです。幅広いサイズがそろっていると、荷物の量が少なくとも費用を最小限に抑えることができます。また、アルファトランクは早ければ翌日から使用でき、短期間の利用も可能です。
24時間出し入れ可能・アクセス良好
トランクルームの中には、利用可能な時間が限られているところがあるので注意しましょう。すぐにオフィス什器を取り出したくとも、利用時間外であれば取り出すことができません。一方、アルファトランクは、すべてのトランクルームが24時間出し入れ可能です。また、どのトランクルームも車・電車などの交通機関を利用してのアクセスがよく、いつでも手軽に利用できます。気軽にトランクルームを利用したい方にはぴったりです。
セキュリティ機能も万全
アルファトランクのトランクルームは、総合保障会社の警備サービスを導入しています。「トランクルームに預けても泥棒に入られないか心配」と、不安を感じている方は多いでしょう。アルファトランクはセキュリティ機能を万全に整えているため、外部からの侵入を決して許しません。また、スタッフによる定期的な巡回と清掃も行っています。管理されていないトランクルームは不衛生な環境となりますが、アルファトランクは清潔な環境の中で保管できるので安心です。
お得に利用できるトリプルキャンペーン
トランクルームを利用すると費用がかかるのでは……と思い悩んでいる方は多いでしょう。確かに、月々のレンタル料金は発生しますが、アルファトランクはお得に利用できるトリプルキャンペーンを実施中です。ほかのトランクルーム業者よりも、費用を最小限に抑えた上で利用できるというメリットがあります。なお、現在実施中のトリプルキャンペーンは、以下のとおりです。
- 使用料最初の2か月無料
- 使用料10～40%OFF
- 契約時の事務手数料無料
使用料最初の2か月無料は、6か月以上ご利用の方限定です。申込時には簡単な審査クリアが条件となります。使用料10～40%OFFは契約が完全に終了するまで適用、契約時の事務手数料無料はトランクルームによって適用内容が異なるので、詳細は個別のトランクルームページをチェックしてください。
3．オフィス什器保管の具体例
ここでは、オフィス什器保管の具体例をいくつか紹介します。
使用していないオフィス什器の保管場所として
今のオフィスで使用していない什器を、保管する場所としてトランクルームを利用するケースです。使用していないオフィス什器をそのままオフィスで保管すると、すぐにスペースが埋まってしまいます。どこに何を置いているのかが分からなくなり、仕事効率にも悪影響をおよぼしがちです。仕事効率を上げるためにも、スペースをレンタルできるトランクルームを活用しましょう。使用していないオフィス什器はもちろんのこと、オフィス用品や書類なども一緒に保管できます。
オフィスの移転時における一時保管場所として
オフィスの移転やリニューアルオープンなど、一時的にオフィス什器を保管したいときにもトランクルームが役立ちます。短期間利用が可能なトランクルームもあるので、一時的にオフィス用品を保管したいときに便利です。また、トランクルーム業者の中には、すぐに利用できるところもあります。申し込みから契約まで時間をかけずにすぐ利用できるのは、大きなメリットといえるでしょう。
販促品や展示会用品も保管できる
基本的に、オフィスで使用しているものは、トランクルームに保管できます。オフィス什器や備品はもちろんのこと、販促品・展示会用品の保管場所としてもトランクルームがおすすめです。実際に、オフィス什器だけでなく、イベント等で発注したチラシや使用ツールなども保管している会社もあります。そのときの状況に合わせて、トランクルームを上手に活用するのもポイントの1つです。
4．アルファトランクのサービス利用方法
ここでは、アルファトランクのサービスを利用する方法について詳しく説明します。
申し込みから契約までの流れ
アルファトランクにおいて、申し込みから契約までの流れは下記のとおりです。
- 希望物件の空室状況をホームページで確認する
- メールもしくは電話で問い合わせをする
- 申込書・契約にあたっての確認事項書面をメールまたはFAXで受け取る
- 申込書・本人確認書類を一緒に、メールまたはFAXにて返送する
- 契約担当者からの連絡後、精算書をメールまたはFAXにて送る
- 入金確認後、トランクルームのカギ・契約書・口座引落依頼書を宅急便で受け取る
- 同封されている返信用封筒に、契約書1部・口座引落依頼書・本人確認書類（コピー）を入れて返送する
基本的に、郵送契約となるため、来店の必要はありません。わざわざ店舗へ行く必要がないからこそ、すぐにトランクルームが利用できます。
契約時に必要なもの
トランクルームを契約する際は、必要なものを用意します。法人契約の場合、事前に用意しておきたいものは下記のとおりです。
- 本人確認書類：商業登記簿謄本（3か月以内のもの）、代表者の身分証明書
- 金融機関取引印、金融機関・支店・口座番号の分かるもの
- 丸印
- 契約時に必要な費用：補償金2か月、事務手数料0.5か月、当月日割り使用料、翌日使用料
- 緊急連絡先：代表取締役の方
なお、トリプルキャンペーン実施中の場合は、費用が異なります。契約時に必要な費用がお得になる可能性もあるので、個別にお問い合わせください。
トランクルームの費用相場をチェック
トランクルームの料金は、広さ・立地・設備の有無などによって異なります。立地がよく、トランクルームの広さが大きくなればなるほど高額になりがちです。予算内でどれくらいの広さがレンタルできるのか、どのような設備が整っているのか、出入りしやすい通路や入り口かどうかなど、さまざまなポイントをチェックする必要があります。なお、トランクルームの料金相場は、下記のとおりです。
- 屋内型トランクルーム：約3,000～20,000円
- 屋外型トランクルーム：約2,000～7,000円
毎月の使用料だけでなく、事務手数料や初期費用がかかる可能性もあります。
費用を最小限に抑えるポイント
できるだけ費用を抑えたい方は、アルファトランクのトリプルキャンペーンを利用してください。事務手数料や初期費用を抑えられる可能性があります。また、極力オフィス什器の量を減らすことも費用節約のコツです。前述したように、預ける荷物が多くなればなるほど、トランクルームのスペースも十分に確保する必要があります。トランクルームが広くなると費用が高額になるため、この機会にオフィス什器を整理整頓することも重要です。
5．オフィス什器の保管に関してよくある質問
オフィス什器の保管に関する質問を5つピックアップしました。
Q．オフィス什器を保管する前の注意点は？
A．保管する前に、オフィス什器をキレイにしておきましょう。ホコリや汚れが付着したまま保管すると、劣化が進んでしまう恐れがあります。次に使用したいとき、使えない状態になっている可能性があるので注意が必要です。また、会社にとって大切な資産物品だからこそ、何がどこにあるのかを常に把握しておくことも重要となります。
Q．屋内型トランクルームと屋外型トランクルーム、どちらを選ぶべきか？
A．オフィス什器を保管するのであれば、空調設備と防犯設備が整っている屋内型トランクルームのほうがいいでしょう。屋外型トランクルームはセキュリティが甘く、簡単に盗まれてしまう恐れがあります。また、湿度や気温の影響を受けるため、高温多湿の環境ではすぐに傷んでしまいがちです。屋内型トランクルームのほうが、安心してオフィス什器を保管できるでしょう。
Q．トランクルームの立地で押さえておきたいポイントは？
A．オフィス什器は運搬が大変なものなので、トランクルームの近くに駐車場があるか、必ずチェックしておきたいポイントです。近くにコインパーキングや隣接している駐車場があれば、会社の車を使用しての運搬が楽になります。電車やバスなどの交通機関を利用する場合は、駅・バス停からのアクセスもチェックしたほうがいいでしょう。
Q．トランクルーム契約前にやるべきことは？
A．現地を見学することです。トランクルーム業者の中には、現地見学を行っているところがあります。ホームページに記載されている環境と異なっていたり、設備がしっかりと整っていなかったりするところもあるため、トラブルを防ぐためにも現地見学が重要です。実際に、預けたいオフィス什器が運搬できるか、通路幅に余裕があるかどうかもチェックしておきましょう。
Q．注意すべきトランクルーム業者の特徴は？
A．店舗の所在地や電話番号が記載されていなかったり、具体的な説明もなく契約に進もうとしたりするトランクルーム業者には注意が必要です。また、悪質なトランクルーム業者は、高額な初期費用や手数料を請求する傾向があります。見積書や契約書の内容は、しっかりとチェックしてください。
まとめ
オフィス什器は、会社にとって大切な資産物品です。会計上では固定資産に分類されるからこそ、適切な環境の中で保管する必要があります。オフィスに保管スペースがない場合は、トランクルームを活用しましょう。空調設備と防犯設備が整っている屋内型トランクルームなら、安心してオフィス什器が保管できます。なお、アルファトランクでは現地見学が可能です。トランクルームの利用でお悩みの方は、ぜひ一度お問い合わせください。
