オフィス家具はどこで保管すべき？ トランクルームを利用する方法とポイント
オフィス家具の保管に関する課題は、多くの企業が直面する問題です。オフィスで保管したくともスペースが足りなかったり、オフィス家具が増えたりするなど、保管で頭を抱えている方は多いでしょう。保管スペースが足りない場合は、トランクルームを利用するのも選択肢の1つです。この記事では、オフィス家具を保管する際の重要ポイントと、アルファトランクのトランクルームサービスについて詳しく説明します。
この記事を読むことで、オフィス家具保管の重要性や成功事例なども分かります。悩んでいる方はぜひチェックしてください。
1．オフィス家具保管の重要性
まずは、オフィス家具保管の重要性をチェックしましょう。
状態を良好に保つため
オフィス家具の適切な保管は、良好な状態を保つために必要です。オフィス家具を適当な場所で保管し続けていると、いつの間にか劣化してしまいます。特に、家具類は湿度や直射日光の影響を受けやすい傾向があるため、保管場所を誤ると必要なシーンで使えなくなるでしょう。オフィス家具に悪影響を与えない場所で保管しておけば、寿命を延ばし、必要なときにすぐ利用できます。
長期的なコスト削減のため
企業にとって、オフィス家具の適切な保管は長期的なコスト削減につながります。オフィス家具をしっかりと保管していなかったことが原因で、修理や交換が必要になると無駄な費用がかかるでしょう。つまり、整備された場所でオフィス家具を適切に保管すれば、家具の損傷を防げるというわけです。その結果、長期的なコストを抑えることができます。
効率的なスペース管理のため
社内の空いたスペースで適当にオフィス家具を保管していると、ホコリや汚れが蓄積されます。衛生状態がどんどん悪くなり、職場環境も悪化してしまうでしょう。作業効率が悪くなるだけでなく、オフィスを訪問するクライアントや顧客にも悪い印象を与えることになります。使用しないオフィス家具などは、別の場所で保管したほうがスペースを最大限に活用できるのです。必要な家具や備品をすぐに見つけられる環境は、業務の効率化が実現できるでしょう。
災害対策やブランドイメージの維持にも
オフィス家具を適切に保管しておけば、災害や事故が発生したとしても損傷を最小限に抑えることができます。いつどこでどのような災害や事故が起きるか分からないからこそ、普段からしっかりと備えることが重要です。適切なオフィス家具の保管は災害対策になるだけでなく、ブランドイメージも維持しやすくなります。傷んだり汚れたりするオフィス家具は、企業のイメージに悪影響を与える恐れがあるので注意が必要です。
2．安全なオフィス家具の保管方法
ここでは、安全なオフィス家具の保管方法を解説します。
オフィス家具は室内で保管するのがベスト
基本的に、オフィス家具は室内で保管することになります。室内で使用するものを屋外で保管すると、紫外線や湿気の影響を受けるので注意が必要です。特に、木材や布でできているオフィス家具を外に設置されている倉庫などで保管すれば、水濡（ぬ）れしたり、害虫の被害に遭（あ）ったりするなどのトラブルが起こります。外部からの影響を受けない室内で保管するのがベストです。
コンパクトにまとめることが大事
保管スペースが限られている場合は、オフィス家具をコンパクトにまとめることが大切です。たとえば、折りたたみ式のオフィス家具は、コンパクトにした上で保管するといいでしょう。また、オフィス家具の中には、解体ができるものもあります。頻繁に使用することのないオフィス家具は、解体した上で保管するのがおすすめです。
収納グッズを活用する
透明のプラスチックケースやボックスなど、収納グッズを活用するのも方法の1つです。たとえば、トランク型やプラスチック製の収納ボックスは、オフィス家具の部品や小物類が保管できます。オフィス家具と一緒に使用する物品をまとめて保管しておけば、わざわざ探す手間が省けるでしょう。また、収納棚やラックを活用すれば、省スペースでもオフィス家具が収納できます。さまざまな収納グッズが登場しているので、ぜひチェックしてみてください。
保管場所を清潔に保つ
オフィス家具を保管する際は、保管場所を清潔に保つことも大切です。オフィス家具をキレイにしていても、保管場所が不衛生で汚れていると意味がありません。特に、長期間保管する場合は、ホコリや汚れがたまりやすくなります。定期的に掃除をして、清潔な状態を保ちましょう。また、ホコリや汚れから守るためのカバーやシートを使用するのもポイントの1つです。中でも、布製や皮革製のオフィス家具は、適切なカバーを使用して劣化を防ぎましょう。
トランクルームを活用する
オフィスや倉庫に保管場所がない場合は、トランクルームを活用するのがおすすめです。トランクルームとは、個人や企業が毎月の使用料を支払いながらレンタルできるスペースを指しています。保管したいものの大きさや量に合わせて、レンタルスペースを選ぶことが可能です。トランクルームには主に屋外型と屋内型の2種類があり、屋内型のトランクルームは空調設備と防犯設備が整っているのでオフィス家具の保管に向いています。
3．アルファトランクのサービス特徴
ここでは、アルファトランクのサービスを紹介します。
東京・神奈川・埼玉に63のトランクルーム
アルファトランクは、東京・神奈川・埼玉に63のトランクルームを運営しています。主要エリアにさまざまな種類のトランクルームを備えているため、オフィスの近くにあるトランクルームのレンタルが可能です。空調設備や防犯設備が整っているトランクルームを多数用意しているのも、オフィスチャンプの特徴となります。湿気や直射日光に弱いオフィス家具を、安心して保管できるでしょう。
どのトランクルームもアクセス抜群
オフィスチャンプで利用できるトランクルームは、車・電車など交通機関を利用してのアクセスが抜群です。駅から徒歩圏内にトランクルームが存在しているため、出勤前に立ち寄ったり、就業中に訪れたりもできます。また、トランクルームの近くには駐車場もあるので、大きめのオフィス家具でも簡単に運搬できるでしょう。なお、トランクルームの空き状況は、ホームページでチェックできます。
翌日から手軽に利用できる
早ければ翌日からトランクルームを使用できるのも、オフィスチャンプの特徴です。トランクルームを運営している業者の中には、直接店舗を訪れて契約する必要があります。けれども、オフィスチャンプは郵送契約が基本となるため、すぐに利用したい方も安心です。契約から利用までの流れに関しては、下記を参考にしてください。
- ホームページで希望物件の空室状況を確認する
- メールもしくは電話で問い合わせをする
- 申込書・契約にあたっての確認事項書面をメールまたはFAXで受け取る
- 申込書と本人確認書類を一緒に、メールまたはFAXで返送する
- 契約担当者からの連絡後、精算書をメールまたはFAXで受け取る
- 入金確認後、トランクルームのカギ・契約書・口座引落依頼書を宅配便で受け取る
- 同封されている返信用封筒に契約書1部・口座引落依頼書・本人確認書類（コピー）を入れて返送する
お得に利用できるトリプルキャンペーン
現在、アルファトランクでは、お得に利用できるトリプルキャンペーンを実施中です。下記が、トリプルキャンペーンの内容となります。
- 使用料最初の2か月無料
- 使用料10～40%OFF
- 契約時の事務手数料無料
使用料最初の2か月無料は、6か月以上の利用者限定です。申込時の簡単な審査クリアが条件となります。使用料10～40%OFFは契約が完全に終了するまで、契約時の事務手数料無料はトランクルームによって適用条件が異なるため、詳細は個別ページにてチェックしてください。
4．利用者の成功事例
ここでは、実際にトランクルームを利用した方の成功事例を紹介します。
新しいプロジェクトの作業スペースを確保するため
あるテクノロジー企業は、新しいプロジェクトの立ち上げに伴い、オフィス内でのスペースを確保するためにトランクルームを活用しました。これまで使用していなかったオフィス家具や物品などを整理したことで、オフィス空間に余裕が生まれたケースです。オフィス内が整理整頓されることで、新しいプロジェクトの進行もスムーズに進められるようになります。
イベント資材の保管場所として
トランクルームはオフィス家具だけでなく、さまざまなものが保管できる場所です。実際に、トランクルームを活用して、イベントで使用した資材などを保管している企業が増えてきています。イベントごとに必要な資材を整理しておけば、必要なときにすぐ取り出せるので便利です。オフィス家具はもちろんのこと、大量のイベント資材を効率的に保管したり、資材の整理整頓ができたりするのもトランクルームを利用するメリットといえます。
オフィスの移転やレイアウト変更にも
オフィスを移転したり、季節ごとにレイアウトを変更したりする際も、トランクルームは役立ちます。トランクルームの中には短期間利用が可能なところもあるため、オフィス移転時の一時保管場所として利用可能です。移転作業中に発生するスペース不足が解消されるほか、移転が完了するまでオフィス家具が保管できます。また、季節ごとに使用するオフィス家具がある場合、シーズンオフ中はトランクルームでの保管が可能です。オフィススペースが効率的に利用できるほか、迅速に対応できるでしょう。
5．オフィス家具の保管に関してよくある質問
オフィス家具の保管に関する質問を5つピックアップしました。
Q．オフィス家具の保管で注意すべきことは？
A．オフィス家具は企業の所有物となるため、事前に保管ルールをチェックしておく必要があります。保管ルールが決まっている場合は、しっかりと従ってオフィス家具を保管することが大切です。また、オフィス家具を保管する前に、付着している汚れやホコリをキレイに取り除いておきましょう。ホコリや汚れがついたまま保管すると、頑固な汚れとなり、オフィス家具が劣化してしまう恐れがあります。
Q．トランクルームへ預ける際のポイントは？
A．トランクルーム業者の中には、事務手数料などが追加される可能性があります。事務手数料とは契約時に支払う手数料のことです。月々の使用料が安くとも、初期費用が高額になると予算オーバーになるため、十分に注意してください。トランクルームへ預ける際は、事務手数料無料キャンペーンを行っている業者を選ぶのがポイントです。
Q．トランクルーム選びで注意しておきたいポイントは？
A．オフィス家具の中には、サイズが大きく、運搬が困難なものもあるでしょう。トランクルームを選ぶ際は、出し入れしやすい場所かを確認しておく必要があります。オフィスに近い立地か、自由に出し入れできるか、エレベーターはついているかなど、詳細をチェックしてください。
Q．トランクルームの費用はいくらぐらいか？
A．設備の有無・立地・広さなどによって異なりますが、トランクルームの費用目安は約3,000～12,000円です。交通機関のアクセスが良好で立地がいい場所ほど、高額になる傾向があります。また、使用料のほかに、月々どのような手数料が発生するかも事前に確かめておきましょう。
Q．保管期間はどのくらい対応可能か？
A．トランクルームによって保管期間は異なりますが、短期保管なら数週間～数か月が一般的です。中期保管は6か月～1年、長期保管は1年以上が目安となります。オフィスの移転やリフォームなど、トランクルームを一時的に活用したい方は保管期間をしっかりと確認しておくことが重要です。
まとめ
いかがでしたか？ オフィス家具の保管は、温度や湿気の影響を受けない室内がベストです。特に、木製や布製・革皮製のオフィス家具は、屋外で保管するとすぐに傷んでしまいます。オフィス内で保管する場所がない場合は、トランクルームを利用するのがおすすめです。屋内型トランクルームなら空調設備や防犯設備が整っているため、安心して保管できるでしょう。都内を中心にトランクルームを運営しているオフィスチャンプは、アクセス抜群かつ設備が充実しています。オフィス家具の保管でお悩みの方は、ぜひ一度お問い合わせください。
